Toàn cảnh hệ thống, cách các phòng ban kết nối với nhau, và cách từng vị trí sử dụng — từ Ban giám đốc, Trưởng phòng, Văn phòng cho tới từng nhân viên kinh doanh. Ngay trong buổi hôm nay, mỗi người sẽ trực tiếp trò chuyện với trợ lý AI của mình.
FBG Property đặt mục tiêu trở thành nhà phân phối bất động sản vận hành trên nền tảng công nghệ và trí tuệ nhân tạo. Đây là điều đó có nghĩa gì trong công việc hằng ngày.
Một công ty phân phối bất động sản nơi mỗi nhân viên kinh doanh được một trợ lý AI hỗ trợ toàn thời gian — nhớ hết khách, chuẩn bị sẵn nội dung, nhắc đúng việc — để người bán hàng dành trọn thời gian cho điều máy không làm được: gặp gỡ, thấu hiểu và thuyết phục khách.
Hệ thống xếp thành bốn lớp. Nhân sự chỉ làm việc ở lớp trên cùng; ba lớp dưới chạy ngầm và là tài sản của công ty.
Mỗi nhân sự có một trợ lý mang đúng vai trò của mình. Các trợ lý phối hợp theo đúng sơ đồ tổ chức — không vượt cấp, không lẫn dữ liệu.
Nhân viên kinh doanh chỉ nhìn thấy khách của mình. Trưởng phòng thấy toàn phòng. Giám đốc thấy toàn công ty.
Ứng dụng quản trị chia thành bảy trung tâm, tương ứng bảy khối công việc của công ty.
Cửa vào chung. Văn phòng 3D hiển thị toàn bộ đội ngũ AI, bảng việc và luồng trao đổi công việc.
Hồ sơ dự án, quỹ căn, bảng hàng, tin đăng, trang giới thiệu từng căn, radar thị trường.
Mỗi dự án một không gian riêng: tài liệu, kế hoạch bán, phễu marketing, đội triển khai, tiến độ.
Phễu 5 giai đoạn chuẩn ngành cho từng dự án, nội dung, hình ảnh, video, chiến dịch đa kênh.
Kho khách 360°, phễu bán hàng, phân bổ khách, kịch bản chăm sóc, báo cáo doanh số.
Trung tâm chỉ huy: điều phối các phòng AI, giao và duyệt việc, theo dõi tiến độ.
Trợ lý AI đào tạo nhân sự mới: học — kiểm tra — tốt nghiệp — được giao khách thật.
Báo cáo tổng hợp cho Ban giám đốc, cập nhật liên tục theo số liệu hệ thống.
Đây là phần quan trọng nhất hôm nay. Mỗi người trong công ty đã có sẵn một trợ lý AI riêng. Việc của anh/chị trong 30 phút tới là mở được trợ lý của mình và trò chuyện thử.
Nhanh nhất, dùng ngay trên điện thoại. Cả 24 người đều đã có sẵn. Mở đường dẫn trợ lý mà quản lý phòng gửi riêng cho anh/chị, bấm Bắt đầu là trò chuyện được ngay — không cần mật khẩu.
Trợ lý chỉ trả lời đúng tài khoản của anh/chị, người khác nhắn vào sẽ bị từ chối.
Dùng trên máy tính, đầy đủ hơn: xem được lịch sử trò chuyện, tài liệu, kỹ năng và cài đặt của trợ lý.
Mỗi người một địa chỉ riêng, đăng nhập bằng tài khoản quản lý phòng cấp cho anh/chị. Đây cũng là nơi đổi mật khẩu.
Quản lý phòng gửi riêng cho từng người: đường mở trợ lý trên điện thoại, địa chỉ trang riêng, tài khoản và mật khẩu tạm. Nhận xong kiểm tra ngay xem có mở được không.
Trên điện thoại: mở đường dẫn trợ lý, bấm Bắt đầu là trò chuyện được ngay.
Trên máy tính: mở địa chỉ trang riêng và đăng nhập bằng tài khoản của mình.
Gõ bằng tiếng Việt bình thường, ví dụ: Chào bạn, mình là [tên], làm sale phòng HUB1.
Trợ lý sẽ nhớ điều này cho những lần sau.
Dùng danh sách gợi ý bên dưới. Mục tiêu là cảm nhận được trợ lý giúp gì cho công việc thật của mình.
Mật khẩu quản lý phòng cấp chỉ là mật khẩu tạm. Trước khi ra về, mỗi người tự đổi mật khẩu của mình. Vào trang riêng trên máy tính → mục Cài đặt → đổi mật khẩu. Đặt xong báo lại quản lý phòng.
Mỗi người có một trợ lý riêng trên ứng dụng nhắn tin. Đường mở trợ lý của anh/chị do quản lý phòng gửi riêng cho từng người — không dùng chung, không đăng ở đây.
Mỗi người có một trang riêng, đăng nhập bằng tài khoản của mình. Quản lý phòng cấp tài khoản và mật khẩu tạm cho từng người ngay tại buổi học.
Báo quản lý phòng ngay trong buổi. Không mượn tài khoản của người khác — mọi lượt truy cập đều được ghi lại theo tên người đăng nhập.
Trợ lý của anh/chị đọc được kho khách và tài liệu nội bộ của công ty, nên tài khoản cũng quan trọng như chìa khoá phòng làm việc. Đổi mật khẩu tạm ngay trong ngày đầu tiên và không gửi mật khẩu qua bất kỳ kênh nhắn tin nào — kể cả cho quản lý.
Kiểm tra đã gõ đúng địa chỉ chưa. Thử đổi sang mạng khác hoặc dùng trình duyệt khác.
Gõ lại, chú ý chữ hoa chữ thường. Không sao chép kèm dấu cách thừa ở đầu hoặc cuối.
Câu hỏi phức tạp cần vài giây suy nghĩ. Nếu quá 30 giây không thấy gì, gõ lại câu ngắn hơn.
100% nhân sự mở được trợ lý của mình và có ít nhất 5 lượt trò chuyện. Ai chưa làm được, báo ngay tại chỗ để được hỗ trợ — đây là điều kiện để sang các tuần sau.
Trợ lý không trả lời suông. Nó được nối thẳng vào hệ thống của công ty và thao tác trực tiếp trên dữ liệu thật — nhưng chỉ trong đúng phạm vi quyền hạn của người sở hữu nó.
| Công cụ | Làm gì | Sale | Trưởng phòng | Giám đốc |
|---|---|---|---|---|
| Khách của tôi | Danh sách khách được phân cho mình — không thấy khách người khác | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tổng quan của tôi | Phễu riêng: mỗi giai đoạn đang có bao nhiêu khách | ✓ | ✓ | ✓ |
| Khách cần gọi | Xếp thứ tự nên gọi ai trước theo mức độ tiềm năng | ✓ | ✓ | ✓ |
| Hồ sơ khách | Chân dung 360°: nhu cầu, ngân sách, dự án quan tâm, lịch sử chăm sóc | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ghi chăm sóc | Ghi lại cuộc gọi/tin nhắn/gặp mặt và chuyển giai đoạn khách | ✓ | ✓ | ✓ |
| Hỏi tài liệu dự án | Giá, chính sách, pháp lý, tiến độ — trả lời theo hồ sơ chủ đầu tư đã duyệt | ✓ | ✓ | ✓ |
| Danh sách dự án | Những dự án đã có hồ sơ đầy đủ trong thư viện | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tra quỹ căn | Còn căn nào, mã căn, diện tích, giá, hướng, tầng | ✓ | ✓ | ✓ |
| Tổng quan quỹ căn | Mỗi dự án còn bao nhiêu căn | ✓ | ✓ | ✓ |
| Việc của tôi | Danh sách việc đang được giao | ✓ | ✓ | ✓ |
| Kịch bản gọi | Soạn kịch bản gọi cho đúng khách đó, bám hồ sơ khách và tài liệu dự án | ✓ | ✓ | ✓ |
| Bước tiếp theo | Gợi ý nên làm gì với khách này, dựa trên lịch sử đã chăm | ✓ | ✓ | ✓ |
| Soạn tin chăm sóc | Viết tin nhắn cá nhân hoá cho một khách cụ thể | ✓ | ✓ | ✓ |
| Xử lý từ chối | Khách chê giá, chê vị trí, so sánh dự án khác — gợi ý cách trả lời | ✓ | ✓ | ✓ |
| Hiệu suất đội | Từng thành viên đang có bao nhiêu khách, ai đang tắc | — | ✓ | ✓ |
| Phân tích giao dịch | Đã phân bổ, đang mở, thắng, thua, tỉ lệ chốt | — | ✓ | ✓ |
| Báo cáo bán hàng | Lập báo cáo đội theo kỳ | — | ✓ | ✓ |
| Kế hoạch bán | Dựng kế hoạch bán một dự án: khách mục tiêu, thông điệp, kênh, mốc | — | ✓ | ✓ |
| Toàn cảnh công ty | Dự án, đội ngũ, khách hàng, tiến độ triển khai toàn công ty | — | — | ✓ |
| Xếp hạng dự án | Dự án nào đang bán hiệu quả nhất | — | — | ✓ |
Nhân viên kinh doanh có 14 công cụ · Trưởng phòng 18 · Giám đốc 20. Anh/chị không cần nhớ tên công cụ — cứ nói bằng tiếng Việt, trợ lý tự chọn.
Hai nhân viên kinh doanh cùng hỏi "khách của tôi là ai" nhận về hai danh sách khác nhau, không một khách nào trùng. Đây không phải quy định trên giấy — hệ thống chặn ở tầng máy chủ.
Không phải "dùng AI cho vui". Đây là những chuỗi việc cụ thể, làm được ngay từ tuần này.
Từ lúc mở máy buổi sáng đến lúc đóng ngày
Nhắn trợ lý: Hôm nay tôi nên gọi ai trước? → trợ lý xếp thứ tự theo mức độ tiềm năng.
Hỏi tiếp Mở hồ sơ khách đầu tiên để xem đã trao đổi gì lần trước.
Soạn kịch bản gọi cho khách này, mục tiêu là mời đi xem nhà cuối tuần
→ trợ lý bám hồ sơ khách và tài liệu dự án để viết, không nói chung chung.
Khách hỏi bất ngờ về pháp lý hay tiến độ thanh toán:
Chính sách thanh toán dự án Newtown Diamond thế nào?
→ trả lời theo đúng hồ sơ chủ đầu tư. Khách hỏi còn căn nào:
Còn căn 2 phòng ngủ nào ở Time Square không?
Ghi chăm sóc khách này: đã gọi, khách quan tâm căn 2 phòng ngủ view biển,
hẹn xem nhà thứ Bảy. Chuyển sang giai đoạn Đặt lịch.
→ Đây là bước bắt buộc. Không ghi thì hệ thống không nhắc được lần sau.
Khách chê giá cao hơn dự án bên cạnh, tôi nên trả lời thế nào?
→ trợ lý gợi ý cách phản hồi dựa trên lợi thế thật của dự án.
Giữ nhịp đội, không để rơi khách
Quản trị phễu và kế hoạch bán
Chuẩn hoá hồ sơ, quản quỹ căn
Tra cứu và soạn thảo
Ghi lại sau mỗi lần tiếp xúc khách. Chỉ một dòng. Đây là việc duy nhất hệ thống không làm thay được — và là điều kiện để mọi tính năng còn lại hoạt động: nhắc lịch, xếp thứ tự gọi, gợi ý bước tiếp theo, báo cáo. Không ghi thì trợ lý mù.
Từ lúc một dự án về tay FBG cho tới khi khách ký hợp đồng, hệ thống đi qua 7 bước. Mỗi bước phân định rõ phần máy làm và phần người quyết định.
| # | Bước | Hệ thống chuẩn bị | Người quyết định | Phụ trách |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhận dự án | Nạp hồ sơ chủ đầu tư vào thư viện; bóc tách giá, chính sách, tiến độ, pháp lý | Duyệt tài liệu nào là bản chính thức | GĐ Dự án |
| 2 | Dựng quỹ căn | Nhập bảng hàng, sinh mã căn, tạo tin đăng và trang giới thiệu riêng từng căn | Duyệt giá bán và chính sách công bố | GĐ Dự án |
| 3 | Lập kế hoạch bán | Đề xuất chân dung khách mục tiêu, thông điệp, kênh, ngân sách, mốc thời gian | Chốt kế hoạch và chỉ tiêu | GĐ Kinh doanh |
| 4 | Chạy phễu marketing | Sinh nội dung 5 giai đoạn, hình ảnh, video, trang đích; chạy đa kênh | Duyệt nội dung trước khi đăng | Marketing |
| 5 | Thu & chia khách | Nhận khách từ mọi kênh, gộp trùng, chấm điểm, chia về sale theo phòng | Điều chỉnh khi cần cân tải | Trưởng phòng |
| 6 | Chăm sóc & tư vấn | Nhắc việc, soạn kịch bản gọi, gợi ý căn phù hợp, ghi lại lịch sử | Gọi điện, gặp khách, tư vấn, chốt | Sale |
| 7 | Chốt & hậu mãi | Lập hồ sơ giao dịch, theo dõi công nợ, nhắc lịch chăm khách sau bán | Ký kết, xử lý ngoại lệ | Sale · Văn phòng |
Hệ thống chuẩn bị, con người quyết định. Trợ lý không tự gửi tin cho khách, không tự báo giá, không tự ký.
Mỗi vai trò mở ứng dụng lên sẽ thấy đúng phần việc của mình.
Nhìn toàn cảnh, ra quyết định trên số liệu thật
Quản trị phễu và năng suất đội ngũ
Chuẩn hoá hồ sơ và triển khai dự án
Kèm đội, giữ nhịp, không để rơi khách
Hành chính · Nhân sự · Kế toán · Pháp lý
Nhiều khách hơn · ít việc vặt hơn · chốt nhiều hơn
Cách hệ thống thay đổi công việc hằng ngày — cụ thể theo từng khung giờ.
Trợ lý gửi sẵn: hôm nay nên gọi ai, vì sao, mở đầu câu chuyện thế nào. Kèm khách nào sắp nguội cần cứu gấp.
Trước mỗi cuộc gọi, mở hồ sơ khách: đã nói gì lần trước, quan tâm dự án nào, ngân sách bao nhiêu. Gọi xong ghi một dòng — trợ lý tự cập nhật giai đoạn phễu.
Cần bài đăng cho căn 2 phòng ngủ tầng cao? Yêu cầu trợ lý — có ngay bài viết, hình ảnh và trang giới thiệu riêng cho căn đó.
Mang theo trợ lý trên điện thoại. Khách hỏi chính sách thanh toán hay pháp lý — tra cứu tại chỗ, trả lời đúng theo hồ sơ chủ đầu tư.
Trợ lý tổng kết: đã chăm bao nhiêu khách, ai chuyển giai đoạn, việc gì còn tồn. Tự lên lịch nhắc cho ngày mai.
Hệ thống không thay thế nhân viên kinh doanh. Nó bỏ đi phần việc không sinh tiền để anh/chị có thêm giờ ngồi với khách. Người giỏi nghề sẽ mạnh hơn nhờ công cụ này.
Không triển khai ồ ạt. Mỗi tuần mở một phần, có người phụ trách và tiêu chí nghiệm thu rõ ràng. Tuần sau chỉ bắt đầu khi tuần trước đạt.
| Giai đoạn | Nội dung mở | Ai tham gia | Đạt khi |
|---|---|---|---|
| Tuần 1 | Trợ lý AI riêngnội dung buổi hôm nay | Toàn bộ nhân sự | 100% mở được trợ lý của mình và trò chuyện ít nhất 5 lượt |
| Tuần 2 | Kho khách & phễu bán hàng | Sale · Trưởng phòng · GĐ Kinh doanh | Mỗi sale cập nhật đúng giai đoạn cho toàn bộ khách đang theo |
| Tuần 3 | Thư viện dự án & tra cứu | Sale · GĐ Dự án | Sale tra được giá, chính sách, pháp lý của 8 dự án đang bán mà không phải hỏi ai |
| Tuần 4 | Quỹ căn · tin đăng · trang từng căn | Sale · GĐ Dự án · Marketing | Mỗi sale tự tạo được tin đăng và trang giới thiệu cho ít nhất 3 mã căn |
| Tuần 5 | Xưởng nội dung & video | Sale · Marketing | Mỗi sale có ít nhất 1 video giới thiệu dự án do mình tạo |
| Tuần 6 | Phễu marketing & chiến dịch | Marketing · GĐ Kinh doanh | Chạy thử phễu đầy đủ cho 1 dự án, đo được số khách thu về |
| Tuần 7 | Tổng đài chat & thoại | Sale · Văn phòng | Khách nhắn tin trên website được trả lời trong 5 phút giờ hành chính |
| Tuần 8 | Báo cáo & điều hành | Ban giám đốc · Trưởng phòng | Họp giao ban dùng số liệu hệ thống, bỏ báo cáo thủ công |
Mỗi tuần 1 buổi hướng dẫn 45 phút và 1 buổi giải đáp. Thắc mắc gửi qua kênh nội bộ, phản hồi trong ngày.
Mỗi phòng cử 1 người thạo hệ thống làm đầu mối, được đào tạo trước một tuần.
Chưa đạt thì chưa sang tuần mới. Thà chậm một tuần còn hơn cả công ty dùng sai.
Chúng ta làm việc với dữ liệu cá nhân của hàng chục nghìn khách hàng. Phần này bắt buộc đọc.
Mọi hồ sơ khách nằm trên hệ thống chung. Khi chuyển công tác hoặc nghỉ việc, toàn bộ khách được bàn giao lại — đây vừa là quy định nội bộ vừa là quy định pháp luật về dữ liệu cá nhân.
Không. Trợ lý AI không gặp khách, không dẫn xem nhà, không xây dựng lòng tin và không ký hợp đồng. Nó làm phần chuẩn bị và ghi nhớ — hai việc con người làm chậm và hay quên.
Được. Cách dùng chính là nhắn tin bằng tiếng Việt bình thường cho trợ lý của mình, giống như nhắn cho một đồng nghiệp. Không cần học lệnh, không cần nhớ menu.
Không. Sale chỉ thấy khách của mình. Trưởng phòng thấy phạm vi phòng mình. Giám đốc thấy toàn công ty.
Không tự động. Trợ lý soạn sẵn nội dung và đề xuất, nhưng phải có người bấm duyệt mới gửi đi.
Trợ lý trả lời dựa trên hồ sơ chủ đầu tư đã được duyệt và nạp vào thư viện. Nếu phát hiện sai, báo ngay để cập nhật tài liệu gốc — sửa một lần, cả công ty được sửa.
Mỗi tuần một buổi 45 phút trong 8 tuần. Phần lớn là thực hành trên công việc thật của chính mình.
Cả hai đều được và dùng chung một trợ lý — hỏi trên điện thoại, mở máy tính vẫn thấy lịch sử. Điện thoại tiện khi đang đi gặp khách; máy tính đầy đủ hơn khi cần xem tài liệu hoặc đổi cài đặt.
Báo quản lý phòng hoặc bộ phận kỹ thuật để đặt lại. Trong lúc chờ, vẫn dùng được trợ lý bình thường trên điện thoại vì cách đó không cần mật khẩu.