Bảy tuần qua cả công ty đã đưa dữ liệu vào hệ thống. Tuần này là lúc dùng nó: báo cáo tự cập nhật, họp giao ban mở màn hình ra là có số. Kết thúc buổi, công ty bỏ hẳn báo cáo gõ tay mỗi sáng thứ Hai.
Bốn việc, làm được là đạt tuần 8 và hoàn thành cả lộ trình.
Nói thẳng về việc sẽ dừng làm từ tuần này.
Không còn báo cáo cuối tuần nghĩa là không còn cơ hội "ngồi nhớ lại rồi điền cho đủ". Cập nhật giai đoạn khách ngay sau mỗi cuộc gọi — như đã học ở tuần 2 — từ nay là yêu cầu công việc, không phải khuyến khích.
Báo cáo để nhìn số. Vận hành để giao việc và theo dõi đội ngũ.
| Thẻ | Trả lời câu hỏi gì | Ai dùng |
|---|---|---|
| Tổng hợp | Bức tranh chung của công ty ngay lúc này. | Ban giám đốc |
| Bản tin điều hành | Tóm tắt tình hình bằng lời, gửi định kỳ. Đọc trong 2 phút là nắm. | Ban giám đốc |
| Kinh doanh | Doanh số, phễu bán hàng, hiệu suất từng phòng và từng người. | GĐ Kinh doanh · Trưởng phòng |
| Marketing | Chiến dịch chạy thế nào, khách về bao nhiêu, từ nguồn nào. | Marketing · GĐ Kinh doanh |
| Chuyển đổi | Bao nhiêu khách qua được từng chặng của phễu, tắc ở đâu. | Trưởng phòng trở lên |
| Thắng / thua | Vì sao chốt được, vì sao mất khách. Báo cáo đáng giá nhất để cải thiện. | Toàn bộ quản lý |
| Dự báo | Với phễu hiện tại thì tháng tới ước chừng bao nhiêu. | Ban giám đốc |
| Phân tích | Đào sâu theo dự án, khu vực, nhóm khách. | Ban giám đốc |
| Tối ưu | Đề xuất nên điều chỉnh gì dựa trên số liệu đang có. | Ban giám đốc |
| Thẻ | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Công việc | Giao việc, theo dõi việc đang làm và việc đã xong của cả công ty. |
| Hiệu suất đội | Từng người đang làm được gì, khối lượng ra sao. |
| Tổ chức | Sơ đồ tổ chức, ai phụ trách gì, ai báo cáo cho ai. |
| Đội ngũ AI | Các trợ lý đang phụ trách phần việc nào trong công ty. |
| Huấn luyện | Chỉnh cách trợ lý làm việc cho hợp với cách công ty vận hành. |
| Tự động hoá | Các luồng việc chạy tự động theo lịch hoặc theo điều kiện. |
Anh/chị không bắt buộc phải bấm qua từng thẻ. Hỏi thẳng trợ lý cũng ra — vì nó đọc đúng hệ thống bên dưới. Xem toàn cảnh ở bản đồ kết nối.
Báo cáo & điều hành — đọc từ tất cả các hệ thống còn lại
Giữ số liệu tổng hợp, và chất lượng của nó phụ thuộc vào việc nhập liệu ở bảy buổi trước.
Hai câu này chạm đúng hệ thống của buổi này. Trả lời ra dữ liệu thật của anh/chị nghĩa là kết nối đang chạy đúng.
Đây là cách họp giao ban sẽ diễn ra từ tuần sau. Làm mẫu trọn vẹn ngay bây giờ.
Ba phút đầu. Tuần vừa rồi bao nhiêu khách mới, bao nhiêu chuyển giai đoạn, bao nhiêu chốt. Không bình luận vội, đọc số trước đã.
Bốn phút. Khách đang dồn ở giai đoạn nào và không qua được. Đây là chủ đề chính của buổi giao ban, thay cho việc từng người lần lượt kể mình đã làm gì.
Bốn phút. Ca nào chốt được và vì sao, ca nào mất và vì sao. Đây là báo cáo giá trị nhất và cũng bị bỏ qua nhiều nhất.
Bốn phút cuối. Mở Vận hành ▸ Công việc, giao việc cho từng người ngay tại chỗ, có tên và có hạn. Kết thúc họp là việc đã nằm trong hệ thống, không cần ai ghi biên bản.
Đây là điểm khác biệt lớn nhất. Không ai phải gửi báo cáo trước, không ai phải làm slide. Mở máy lên là họp.
Mỗi trưởng phòng chạy giao ban của phòng mình bằng màn hình, ngay tại đây, với số liệu thật của tuần vừa rồi.
Đánh dấu từng việc khi làm xong. Phần đánh dấu chỉ lưu trên máy của anh/chị, không ai khác nhìn thấy.
Không phải gợi ý. Đây là cách công ty họp từ tuần sau.
Số liệu đã có trên màn hình. Thời gian họp dành để bàn cách xử lý chỗ tắc, không dành để nghe từng người kể lại tuần vừa rồi làm gì.
Câu hỏi trung tâm luôn là: khách đang dồn ở đâu và vì sao không qua được. Trả lời được câu đó thì doanh số tự cải thiện.
Giao ngay trên hệ thống, có tên và có hạn. Không có biên bản họp, không có chuyện tuần sau hỏi lại "hôm trước ai nhận việc này".
Nếu vẫn dài hơn, gần như chắc chắn là vì đang báo cáo lại những thứ màn hình đã hiển thị.
Báo cáo chỉ đúng bằng dữ liệu người dùng nhập vào. Đây là điều Ban giám đốc phải nhớ.
Cách kiểm tra nhanh: phòng nào có quá nhiều khách đứng yên ở một giai đoạn suốt nhiều tuần thì gần như chắc chắn là chưa cập nhật, chứ không phải khách thật sự đứng yên.
Cách kiểm tra: buổi giao ban đầu tiên của tuần sau diễn ra hoàn toàn trên màn hình, không ai gửi bảng tính trước, và việc được giao ngay trên hệ thống.
Lần đầu sẽ lúng túng, lần hai đã quen. Đừng quay lại bảng tính cũ vì lần đầu chưa mượt.
Buổi sáng, trước khi bắt đầu giao việc. Năm phút thôi.
Khách nào đứng yên quá lâu ở một giai đoạn, khách nào thiếu thông tin. Nhắc từng người cập nhật — đây là việc của quản lý, không phải của hệ thống.
Chọn ra vài con số mà từ nay công ty dùng để đánh giá. Công bố rõ ràng cho toàn bộ nhân sự, đúng như đã hứa ở buổi 02.
Lộ trình đào tạo kết thúc, nhưng đây mới là lúc hệ thống bắt đầu chạy thật.
Không còn buổi đào tạo hằng tuần. Thay bằng một buổi giải đáp mỗi tháng và hỗ trợ tại chỗ qua đầu mối của từng phòng.
Tài liệu vẫn nằm ở cổng đào tạo. Người mới vào tự học theo đúng thứ tự, đầu mối của phòng xác nhận từng tuần.
Khi hệ thống mở thêm phần nào, sẽ có thêm một buổi được thêm vào cổng đào tạo theo đúng cách làm của tám tuần vừa rồi.
Tám tuần vừa rồi không phải để học một phần mềm. Đó là để cả công ty làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu, cùng một bộ khái niệm và cùng một cách đo. Công cụ sẽ còn thay đổi nhiều lần nữa, nhưng cách làm việc này thì giữ lại.
Tìm ra vì sao lệch trước khi kết luận. Thường là do có khách chưa được đưa vào hệ thống hoặc giai đoạn chưa cập nhật. Sau khi đã đối chiếu xong thì hệ thống là nguồn chính thức — không duy trì song song hai sổ.
Bộ chỉ số chính thức sẽ do Ban giám đốc chốt và công bố rõ ràng cho toàn bộ nhân sự, đúng như đã cam kết từ buổi 02. Không có chuyện lấy số liệu ra đánh giá mà không báo trước tiêu chí là gì.
Cần, nhưng chỉ phần của mình: khách của mình đang ở đâu, mình đang tắc ở khâu nào. Các báo cáo tổng hợp toàn công ty là việc của quản lý. Đừng dành thời gian đọc số của người khác.
Chính xác tới đâu phụ thuộc vào việc cả công ty đặt giai đoạn khách có đúng không. Dùng nó để định hướng và chuẩn bị nguồn lực thì tốt; dùng để cam kết cứng với chủ đầu tư thì phải đối chiếu thêm với đánh giá của trưởng phòng.
Theo vai trò: sale xem phần của mình, trưởng phòng xem cả phòng, Ban giám đốc xem toàn công ty. Việc phân quyền này được cấu hình sẵn, không ai phải tự nhớ mình được xem gì.
Thì đó là số thật, và biết sớm luôn tốt hơn biết muộn. Cả tám tuần vừa rồi được thiết kế để công ty nhìn thấy sự thật sớm hơn — kể cả khi sự thật đó không dễ chịu.