Đây là phần quan trọng nhất của cả chương trình. Trợ lý không phải một ứng dụng trò chuyện biết nói chuyện hay — nó là cửa vào duy nhất dẫn tới toàn bộ hệ thống của công ty. Hiểu nó lấy dữ liệu từ đâu thì anh/chị biết khi nào tin được, khi nào phải kiểm tra lại.
Anh/chị gõ một câu tiếng Việt. Bên trong, năm bước xảy ra trong vài giây. Biết năm bước này là hiểu toàn bộ cách hệ thống hoạt động.
"Khách Nguyễn Văn A đang quan tâm căn nào, chính sách thanh toán ra sao, soạn giúp tôi tin nhắn gửi anh ấy."
Trước khi làm bất cứ việc gì, trợ lý biết người đang hỏi là ai, thuộc phòng nào, giữ vai trò gì. Đây là bước quyết định anh/chị được xem dữ liệu nào. Sale hỏi thì chỉ thấy khách của sale; trưởng phòng hỏi thì thấy cả phòng.
Trợ lý có bộ nhớ riêng cho từng người: anh/chị đang theo dự án nào, khách nào, lần trước dặn gì. Nhờ vậy không phải giải thích lại từ đầu mỗi lần hỏi.
Câu hỏi ví dụ ở trên chạm vào ba hệ thống khác nhau: kho khách để biết anh A là ai và đang ở giai đoạn nào · quỹ căn để biết căn anh ấy quan tâm còn không · kho tài liệu dự án để lấy đúng chính sách thanh toán.
Đây là phần duy nhất trợ lý "tự nghĩ": diễn đạt lại thành tiếng Việt trôi chảy. Số liệu thì nó lấy từ hệ thống, không tự bịa ra. Nếu hệ thống không có dữ liệu, câu trả lời sẽ chung chung — đó là dấu hiệu để anh/chị kiểm tra lại.
Nếu anh/chị bảo trợ lý cập nhật giai đoạn khách hay ghi chú vào hồ sơ, thay đổi đó được ghi vào đúng hệ thống gốc kèm tên người yêu cầu và thời điểm. Không có thay đổi nào biến mất trong tin nhắn.
Nhân sự chỉ làm việc với một cửa. Phía sau cửa đó, trợ lý nối tới chín hệ thống.
Không ai phải học riêng từng hệ thống. Bảng này để anh/chị biết khi trợ lý trả lời, con số đó đến từ đâu.
| Hệ thống | Giữ cái gì | Trợ lý dùng để làm gì | Học ở |
|---|---|---|---|
| Kho khách chung | Toàn bộ hồ sơ khách của công ty: thông tin liên hệ, dự án quan tâm, giai đoạn, lịch sử chăm sóc. | Trả lời "hôm nay gọi ai trước", tóm tắt lịch sử một khách, cập nhật giai đoạn. | Buổi 02 |
| Kho tài liệu dự án | Hồ sơ chủ đầu tư cung cấp: giá, chính sách, pháp lý, mặt bằng, tiến độ. | Trả lời mọi câu hỏi về sản phẩm, kèm nguồn lấy từ tài liệu nào. | Buổi 03 |
| Quỹ căn & bảng hàng | Từng mã căn: diện tích, hướng, tầng, giá, còn hàng hay đã bán. | Tìm căn hợp nhu cầu khách, soạn tin đăng, dựng trang giới thiệu từng căn. | Buổi 04 |
| Xưởng nội dung & video | Bài đăng, ảnh, kịch bản, video đã tạo và lịch đăng. | Soạn nội dung bán hàng bám đúng dữ liệu sản phẩm thật. | Buổi 05 |
| Phễu marketing & quảng cáo | Chiến dịch đang chạy, khách về từ nguồn nào, hiệu quả từng nguồn. | Dựng phễu cho dự án, đề xuất kế hoạch quảng cáo, báo nguồn khách nào tốt. | Buổi 06 |
| Tổng đài chat & thoại | Tin nhắn và cuộc gọi của khách từ mọi kênh. | Trả lời khách ngoài giờ, gợi ý câu trả lời cho người trực, ghi khách vào kho. | Buổi 07 |
| Hệ quản trị nghiệp vụ | Giữ chỗ, đặt cọc, hợp đồng, công nợ, hoa hồng. | Tra tình trạng giao dịch, nhắc mốc thanh toán, tổng hợp hoa hồng. | Buổi 08 |
| Báo cáo & điều hành | Số liệu tổng hợp của toàn công ty, cập nhật liên tục. | Trả lời câu hỏi điều hành, soạn bản tin, dự báo doanh số. | Buổi 08 |
| Bộ nhớ riêng của trợ lý | Những gì anh/chị đã trao đổi với trợ lý: cách làm việc, khách đang theo, dặn dò. | Không phải giải thích lại từ đầu mỗi lần hỏi. | Xuyên suốt |
Nếu tách rời, mỗi nhân sự phải học tám phần mềm, nhớ tám tài khoản, và tự ghép dữ liệu trong đầu. Gộp lại thì người mới vào làm được việc trong tuần đầu, và không ai còn phải hỏi "cái này tra ở đâu".
Trợ lý nối được vào nhiều hệ thống, nhưng không phải muốn làm gì cũng được. Ba nguyên tắc dưới đây áp dụng cho tất cả.
Trợ lý trả lời theo đúng quyền của người đang hỏi. Sale hỏi thì chỉ thấy khách của mình, trưởng phòng thấy cả phòng, Ban giám đốc thấy toàn công ty. Hỏi vòng qua trợ lý không lấy được dữ liệu ngoài quyền của mình.
Trợ lý soạn tin nhắn, dựng nội dung, đề xuất kế hoạch — nhưng không tự gửi cho khách và không tự tiêu tiền quảng cáo. Mọi thứ đi ra ngoài công ty đều qua một người bấm duyệt.
Ai hỏi gì, ai đổi giai đoạn khách nào, ai gửi tin cho ai — đều được ghi lại kèm thời điểm. Không phải để giám sát, mà để khi có tranh chấp thì có căn cứ thay vì dựa vào trí nhớ.
Hiểu phần này thì anh/chị dùng trợ lý được ngay mà không sợ sai với khách.
Lý do rất đơn giản: trợ lý đọc tài liệu công ty đã nạp. Chủ đầu tư vừa đổi giá mà tài liệu chưa cập nhật thì câu trả lời sẽ theo bản cũ. Đối chiếu bảng hàng chính thức trước khi cam kết.
Trợ lý trả lời vòng vo, không có con số cụ thể — gần như luôn là do hệ thống chưa có dữ liệu đó, chứ không phải trợ lý kém. Báo lại cho người phụ trách bổ sung. Mỗi lần báo như vậy làm hệ thống tốt lên cho cả công ty.
Hỏi trợ lý riêng của anh/chị sáu câu dưới đây. Mục tiêu không phải là có câu trả lời hay, mà là tự thấy được trợ lý đang lấy dữ liệu từ đâu.
Gửi cho đầu mối của phòng. Đó là cách nhanh nhất để biết hệ thống nào đang thiếu dữ liệu — và cũng là bài tập đầu tiên của cả chương trình.
Số liệu thì nó lấy từ hệ thống, không tự tạo ra. Nhưng phần diễn đạt là do nó soạn, nên nếu dữ liệu nguồn thiếu, câu trả lời có thể nghe rất trôi chảy mà vẫn không chính xác. Đó là lý do có danh sách bốn nhóm thông tin bắt buộc đối chiếu ở Phần 05.
Không. Trợ lý trả lời theo đúng quyền của người đang hỏi. Đây là ràng buộc của hệ thống, không phải phép lịch sự — hỏi khéo cách mấy cũng không lấy được dữ liệu ngoài phạm vi của mình.
Không tự gửi. Tin nhắn soạn xong nằm ở hàng chờ để người phụ trách duyệt. Riêng phần trả lời khách ngoài giờ trên tổng đài thì có, và sẽ nói kỹ ở buổi 07 — nhưng cũng chỉ là trả lời giữ chân khách, không cam kết giá hay chính sách.
Còn. Các phần khác vẫn trả lời bình thường, chỉ riêng phần dữ liệu của hệ thống đang hỏng sẽ không có. Gặp trường hợp trả lời thiếu bất thường thì báo đầu mối của phòng để kiểm tra.
Không. Mỗi người một trợ lý riêng, bộ nhớ riêng, quyền riêng. Chúng cùng nối vào một bộ hệ thống của công ty, nhưng những gì anh/chị trao đổi với trợ lý của mình thì trợ lý của người khác không thấy.
Không. Toàn bộ tám buổi đều làm bằng cách nói chuyện tiếng Việt bình thường. Trang này chỉ để anh/chị hiểu vì sao trợ lý biết những thứ nó biết — hiểu rồi thì dùng tự tin hơn nhiều.